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Política de privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
HABITAT COLOMBIA SAS
NIT. 900.993.213- 7

HABITAT COLOMBIA S.A.S. (en adelante “SOCIEDAD”), identificada con NIT. 900.993.213- 7, domiciliada en la Calle 98 No 22-64 Oficina 701 de la Ciudad de Bogotá, con número de contacto 310- 5589876 cuyo objeto es la comercialización, promoción y gerencia de proyectos Inmobiliarios y demás actividades comerciales ha elaborado la presente Política de Protección de Datos Personales en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas concordantes, mediante la cual se informa de manera clara, suficiente y oportuna a sus clientes, proveedores, empleados, socios y al público en general sobre el alcance, finalidad y condiciones del tratamiento de los datos personales recolectados.

Los canales que se encuentran implementados para que el titular ejerza todos los derechos aquí contemplados, son los siguientes:

i. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS


ii. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS

Los Datos Personales y autorizaciones de Tratamiento se recolectarán por medios físicos (documentos escritos, o verbalmente) o electrónicos a través de las páginas web de la sociedad, WhatsApp, mensajes de texto y/o de datos, correos electrónicos, diligenciamiento de formularios, redes sociales (las implementadas o vaya a implementar la sociedad) grabaciones en video en las instalaciones de HABITAT COLOMBIA SAS o sala de ventas de los Proyectos Inmobiliarios.

Los Datos Personales recolectados, así como las autorizaciones otorgadas por los Titulares, serán incorporados y almacenados en las bases de datos administradas por SOCIEDAD, las cuales permanecerán bajo su custodia en condiciones de idoneidad, confidencialidad y seguridad, conforme a los estándares generalmente aceptados en la industria y a la normatividad vigente, así mismo  serán conservados únicamente durante el tiempo que resulte razonable y necesario para el cumplimiento de las finalidades que justifican su tratamiento, salvo que el Titular solicite expresamente su supresión antes del vencimiento de dicho término, en ejercicio de sus derechos.

El acceso a la información contenida en las bases de datos estará restringido exclusivamente al personal autorizado por sociedad o por el Encargado del Tratamiento que esta designe, quienes estarán sujetos a obligaciones de reserva y confidencialidad. Así mismo, se implementarán los protocolos de seguridad, control y acceso necesarios para prevenir el uso indebido, alteración, pérdida, consulta o tratamiento no autorizado de la información.

iii. FINALIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL RECOPILADA EN LA BASE DE DATOS

Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en el presente documento:

3.1. Visitantes, Clientes y posibles Clientes.

  • Consultar y comparar la información suministrada con las diferentes bases de datos de antecedentes judiciales y administrativos.
  • Ordenar, clasificar y almacenar la información suministrada.
  • Verificar y hacer seguimiento a la solvencia económica, capacidad crediticia y comportamiento de pago del Cliente.
  • Evaluar y aprobar el vínculo comercial del Cliente, con base en la verificación de su información en centrales de riesgo, así como en la consulta de listas restrictivas, de prevención y de control, con el fin de cumplir con los procedimientos de debida diligencia y gestión del riesgo.
  • Desarrollar campañas de comunicación digital, física y de mercadeo, incluyendo el envío de correos electrónicos, WhatsApp, mensajes de texto y/o de datos, boletines, con el fin de informar, promocionar o socializar actividades comerciales, eventos, novedades corporativas y lanzamientos de futuros proyectos.
  • Soporte de procesos de auditoría interna y externa.
  • Envío de encuestas de opinión sobre la satisfacción de clientes, usuarios y potenciales clientes.
  • Remisión de información para dar cumplimiento a exigencias legales y requerimientos de autoridades judiciales.
  • Remisión de estado de cuentas, estado individual de cartera y/o cualquier documento relacionado con la relación comercial.
  • La ejecución y el cumplimiento de los contratos que celebren.


3.2. Accionistas y órganos sociales de la Sociedad

  • Adelantar las convocatorias de los órganos sociales de la sociedad
  • Enviar información de interés a los órganos sociales de la sociedad
  • Emisión de certificaciones a los órganos sociales de la sociedad
  • Soporte de procesos de auditoría interna y externa.
  • Remisión de información para dar cumplimiento a exigencias legales y requerimientos de autoridades judiciales.
  • Permitir el ejercicio de los derechos derivados de la calidad de accionista o inversionista, facilitando que estos puedan ejercer los derechos políticos y económicos establecidos en el Código de Comercio.


3.3. Empleados, trabajadores, candidato y aspirantes en procesos de selección.

  • Ordenar, clasificar y almacenar la información suministrada en carpetas físicas y de manera digital.
  • Entregar la información a las áreas encargadas para la vinculación y los respectivos pagos.
  • Verificación de competencias laborales y validación de referencias laborales.
  • Consultar y comparar la información suministrada con las diferentes bases de datos de antecedentes judiciales y administrativos.
  • Remisión de información para dar cumplimiento a exigencias legales y requerimientos de autoridades judiciales.
  • Remisión de información, requerimientos y notificaciones a todos los empleados y aspirantes en un proceso de selección de la SOCIEDAD que se encuentran registrados en nuestras Bases de datos.
  • Envío de información y documentos relacionados con la relación laboral.
  • Desarrollar procesos de selección y evaluación para trabajadores
  • Informará por medio de un correo electrónico el agradecimiento por participar en el proceso y salvo que los titulares de los datos por escrito autoricen la destrucción de estos, estos serán recolectados en una base de datos para ofertas futuras.
  • Remisión de documento equivalente o nomina electrónica por concepto de pagos de nóminas, primas y demás erogaciones laborales.


3.4. Proveedores, contratistas y consultores.

  • Ejecutar las relaciones a las que hubiere lugar con proveedores, contratistas y consultores de la Sociedad.
  • Envío de información y documentos relacionados con la relación comercial de los Titulares con la sociedad.
  • Envío de boletines y de correos electrónicos y demás mensajes de datos, informando sobre promociones y eventos o actividades que realice o licitaciones.
  • Remisión de información, requerimientos y notificaciones a todos los proveedores y contratistas de la Sociedad, que se encuentran registrados en nuestras Bases de datos
  • Remisión de información para dar cumplimiento a exigencias legales y requerimientos de autoridades judiciales.
  • Envío de soportes de pago, certificados de retenciones, estado de cuenta y/o cualquier documento necesario o relacionado con la relación contractual y/o comercial.

Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato en caso de llegarse a contratar o la prestación de algún servicio del giro ordinario de los negocios de la Sociedad.

iv. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con las normas Constitucionales y legales, el Titular de la información recopilada en nuestras Bases de Datos cuenta con las siguientes prerrogativas y derechos, los cuales puede invocar o ejercer frente a la Sociedad o frente al Encargado del Tratamiento de Datos Personales que obre por cuenta de la Sociedad como responsable del Tratamiento

  • Acceder de manera gratuita a sus Datos Personales, así como conocerlos, rectificarlos, corregirlos y actualizarlos, siguiendo los procedimientos establecidos más adelante.
  • Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal
  • Obtener información sobre el uso que se ha dado a su información personal.
  • Revocar, en cualquier momento, la autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales, modificarla o condicionarla. Así mismo, solicitar la supresión del dato, su modificación o aclaración, salvo que sea necesaria la información por razones legales o contractuales
  • Acudir ante las autoridades, especialmente ante la Superintendencia delegada para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, con el fin de solicitar y exigir el amparo de los derechos que le confieren las Leyes.
  • La sociedad se compromete a cumplir cabalmente con el Título III de la Ley 1581 de 2012, el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones legales que los adicionen y/o modifiquen, en relación con el Tratamiento de los Datos Personales de los Menores de Edad.


v. DEBERES DE LA SOCIEDAD

Según lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, la sociedad deberá:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  • Conservar la información en condiciones adecuadas para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

vi. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS.

Con el fin de salvaguardar los derechos de los Titulares de la información que reposa en nuestras Bases de datos, y la que se recopile en adelante, la sociedad establece los siguientes procedimientos:

  • El Titular de la información podrá solicitar en cualquier tiempo, dentro de los horarios de atención de la sociedad comprendidos entre las 08:00 am y 05:00 pm de lunes a jueves y de 8:00 am a 2:30 pm los viernes, o de forma electrónica, información (consultas) sobre los datos personales que registran las Bases de datos de la sociedad y sobre las autorizaciones concedidas.
  • El Titular podrá elevar peticiones o reclamaciones sobre aclaración, corrección, modificación, rectificación o supresión de datos; revocación o condicionamiento de autorizaciones para el Tratamiento, acompañando los documentos o pruebas que pretenda hacer valer.
  • Para ejercer las prerrogativas a que se refieren los numerales anteriores, el Titular deberá radicar petición escrita vía correo electrónico dirigida al correo electrónico administrativa@habitatintegral.com.co identificándose plenamente (nombre completo del titular de la información y si es por medio de un apoderado, adjuntando el respectivo poder, domicilio o lugar donde el titular recibirá la respuesta ) a fin de que LA sociedad pueda corroborar que el peticionario es el Titular de la información.
  • La sociedad enviará la respuesta correspondiente a la misma dirección de correo electrónico de la cual procede la petición, siempre y cuando coincida con la registrada en las Bases de Datos. No obstante, si lo considera, y con el único fin de establecer la identidad plena del peticionario y Titular de la información, la sociedad podrá requerirlo para que se identifique, antes de proceder a responderle.
  • El término máximo para atender el reclamo, aclaración, corrección y/o rectificación será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término


vii. PROHIBICIONES ESPECIALES:

 En desarrollo de esta política se establecen las siguientes prohibiciones especiales:

  • Se prohíbe el acceso, uso, gestión, transferencia, comunicación, almacenamiento y, en general, cualquier forma de Tratamiento de Datos Personales de carácter sensible sin la autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo las excepciones expresamente contempladas en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.
  • Se prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y, en general, cualquier forma de Tratamiento de Datos Personales de menores de edad, salvo cuando exista autorización previa, expresa e informada otorgada por sus representantes legales, y el Tratamiento responda y respete el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, conforme a lo previsto en la normatividad vigente.


vii. PERIODO DE VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

Las Bases de Datos de hábitat Colombia SAS tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento o en su defecto quince (15) años, pero podrá ser modificada en cualquier momento por la SOCIEDAD, en cuyo caso se comunicará lo pertinente a los Titulares.